Convenio del Consejo de Europa sobre el Acceso a los Documentos Públicos

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Convenio del Consejo de Europa sobre el Acceso a los Documentos Públicos

El Convenio del Consejo de Europa sobre el Acceso a los Documentos Públicos (en inglés: Council of Europe Convention on Access to Official Documents; en francés: Convention du Conseil de l'Europe sur l'accès aux documents publics) fue adoptado por el Comité de Ministros del Consejo de Europa el 27 de noviembre de 2008 en la reunión 1042bis de los Representantes de los Ministros y abierto a ratificación el 18 de junio de 2009; en enero de 2013 aún no había entrado en vigor.

Este Convenio es el primer instrumento jurídico internacional vinculante que reconoce el derecho general de acceso a los documentos oficiales en poder de las autoridades públicas.

El Convenio establece el derecho a solicitar documentos públicos, definidos como toda aquella información que las entidades públicas tienen; cualquier persona puede ejercer este derecho sin tener que demostrar un interés particular en la información solicitada.

Este Convenio es una herramienta útil para promocionar la reforma legal y su adopción por parte de los estados miembros, así como registrar la tasa de respuesta que los gobiernos dan a los ciudadanos. El tratado también establece unos criterios mínimos que la Unión Europea debería aprobar con la reforma de su normativa de acceso a la documentación.

Como el Convenio no tiene ninguna disposición relativa a reservas, éstas solo serán posibles si se ajustan a las disposiciones de la Convención de Viena sobre el Derecho de los Tratados, esto es, las reservas no pueden ser incompatibles con el objeto y fin del tratado.

En abril de 2012 el Convenio había sido firmado por 14 de los 47 Estados del Consejo de Europa, de los cuales 5 (Bosnia y Herzegovina, Hungría, Montenegro, Noruega, Suecia) lo han ratificado. Para su entrada en vigor se necesitan 10 ratificaciones.

Texto completo del Convenio

Convenio del Consejo de Europa sobre el Acceso a los Documentos Públicos Tromsø, 18.VI.2009

Preámbulo

Los Estados miembro del Consejo de Europa y los otros signatarios aquí recogidos,

Considerando que el objetivo del Consejo de Europa es alcanzar la mayor unidad entre sus miembros con el fin de salvaguardar y de realizar los ideales y los principios que son de su herencia común;

Teniendo en cuenta, en particular, el artículo 19 del Declaración Universal de Derechos Humanos, los artículos 6, 8 y 10 del Convenio Europeo para la protección de Derechos Humanos y Libertades Fundamentales, el Convenio de las Naciones Unidas sobre el Acceso a la Información, la Participación Pública en la toma de decisiones y el Acceso a la Justicia en los temas Medio Ambientales (Aarhus, 25 de junio de 1998) y el Convenio para la Protección de Individuos con respecto al Proceso Automatizado de Datos Personales del 28 de enero de 1981 (Nº de ETS. 108);

Teniendo en cuenta también la Declaración del Comité de los Ministros del Consejo de Europa sobre la Libertad de la Expresión y de la Información, adoptada el 29 de abril de 1982, así como las recomendaciones del Comité de Ministros de los Estados miembros Nº R (81) 19 sobre el acceso a la información en poder de las autoridades públicas, Nº. R (91) 10 en la comunicación a terceros de datos personales en poder de los organismos públicos, Nº R (97) 18 referentes a la protección de los datos personales recogidos y procesados para fines estadísticos, Nº R (2000) 13 sobre política Europea en el acceso a archivos y Rec (2002) 2 sobre el acceso a los documentos públicos;

Considerando la importancia de la transparencia de autoridades públicas en una sociedad democrática y pluralista ;

Considerando que el ejercicio del derecho de acceso a los documentos públicos:

i) proporciona una fuente de información para el público;
ii) ayuda al público a formarse una opinión sobre el estado de la sociedad y sobre las autoridades públicas;
iii) fomenta la integridad, la eficacia, la eficiencia y la responsabilidad de autoridades públicas, ayudando así a que se afirme su legitimidad;

Considerando, por lo tanto, que todos los documentos públicos son en principio públicos y solamente pueden ser retenidos para proteger otros derechos e intereses legítimos,

Han acordado lo siguiente:

Sección I

Artículo 1 - Disposiciones generales

  1. Los principios precisados de aquí en adelante se deben entender sin prejuicio alguno de las leyes y regulaciones propias de cada Estado y de los tratados internacionales que reconocen un derecho más amplio de acceso a los documentos públicos.
  2. Para los propósitos de este Convenio:
a) i) “ autoridades públicas” significa:
1) el gobierno y administración a nivel nacional, regional y local;
2) los organismos legislativos y autoridades judiciales, en cuanto realizan funciones administrativas según la normativa nacional propia;
3) las personas naturales o jurídicas cuando ejercen como una autoridad administrativa.
ii) Cada Parte, a la hora de la firma o al depositar su instrumento de ratificación, aceptación, aprobación o adhesión, mediante una declaración enviada al Secretario General del Consejo de Europa, puede declarar que la definición de “autoridades públicas” también incluye a una o más de las siguientes:
1) organismos legislativos en lo que concierne al resto de sus actividades;
2) autoridades judiciales en lo que concierne al resto de sus actividades;
3) personas naturales o jurídicas que realizan funciones públicas o actúan financiadas con fondos públicos, según la normativa nacional propia.
b) “documentos públicos” significa toda la información registrada de cualquier forma, elaborada o recibida, y en posesión de las autoridades públicas.

Artículo 2 - Derecho del acceso a los documentos públicos

  1. Cada Parte garantizará el derecho de cualquiera, sin discriminación de ningún tipo a acceder, bajo petición, a los documentos públicos en posesión de las autoridades públicas.
  2. Cada Parte tomará las medidas necesarias en su ordenamiento jurídico para hacer cumplir las previsiones sobre acceso a documentos públicos previstas en este Convenio.
  3. Estas medidas deberán serán adoptadas por cada Parte a más tardar en el momento de la entrada en vigor de este Convenio.

Artículo 3Posibles límites al acceso a los documentos públicos

  1. Cada Parte puede limitar el derecho del acceso a los documentos públicos. Los límites deberán estar previstos por una ley, ser necesarios en una sociedad democrática y tener como objetivo la protección de:
a) la seguridad nacional, la defensa y las relaciones internacionales;
b) la seguridad pública;
c) la prevención, la investigación y el procesamiento de actividades criminales;
d) las investigaciones disciplinarias;
e) la inspección, control y supervisión por autoridades públicas;
f) la intimidad y otros intereses privados legítimos;
g) los intereses económicos y comerciales;
h) las políticas estatales de cambio de moneda, monetarios y económicas;
i) la igualdad de las partes en los procedimientos judiciales y la administración eficaz de la justicia;
j) el medio ambiente; o
k) las deliberaciones dentro o entre autoridades públicas en lo referente al examen de un asunto.
Los Estados interesados, a la hora de la firma o al depositar su instrumento de ratificación, aceptación, aprobación o adhesión, mediante una declaración enviada al Secretario General del Consejo de Europa, pueden declarar que las comunicaciones oficiales con la Familia Real y su Casa Real o el Jefe de Estado también están incluidas entre las posibles limitaciones.
  1. El acceso a la información contenida en un documento oficial puede ser rechazado si puede o probablemente pueda dañar los intereses mencionados en el párrafo 1, a menos que haya un interés público que prevalezca en dicha revelación.
  2. Las Partes considerarán la posibilidad de fijar unos plazos más allá de los cuales los límites mencionados en el párrafo 1 dejen de ser aplicables.

Artículo 4Solicitudes de acceso a los documentos públicos

  1. Un solicitante no podrá ser obligado a dar sus razones para tener acceso a un documento oficial
  2. Las Partes pueden otorgar a los solicitantes el derecho a mantener su anonimato, excepto cuando la identificación sea esencial para procesar la petición.
  3. Las formalidades para realizar peticiones deberán limitarse a lo esencial para poder procesar la petición.

Artículo 5Tramitación de las solicitudes de acceso a los documentos públicos

  1. La autoridad pública ayudará al peticionario, tanto como razonablemente sea posible, a identificar el documento oficial solicitado.
  2. Una petición para acceder a un documento oficial será atendida por cualquier autoridad pública poseedora del documento. Si la autoridad pública no tiene el documento oficial solicitado o si no está autorizada para tramitar esa petición, tendrá, cuando sea posible, que remitir la petición del solicitante a la autoridad pública competente.
  3. Las peticiones para acceder a los documentos públicos deberán ser atendidas en base al principio de igualdad.
  4. Una petición de acceso a un documento oficial será atendida con prontitud. La decisión deberá ser resuelta, comunicada y ejecutada tan pronto como sea posible o dentro de un límite de tiempo razonable que ha sido especificado de antemano.
  5. Una petición para acceder a un documento oficial puede ser rechazada:
i) si a pesar de la ayuda de la autoridad pública la petición sigue siendo demasiado vaga permitir que el documento oficial sea identificado; o
ii) si la petición es manifiestamente irrazonable.
  1. Una autoridad pública que rechaza el acceso total o parcial a un documento oficial deberá dar las razones de la denegación. El solicitante tiene el derecho a recibir sobre su petición una justificación escrita de la denegación de esa autoridad pública.

Artículo 6 - Formas de acceder a los documentos públicos

  1. Cuando se concede el acceso a un documento oficial, el solicitante tiene el derecho a elegir si examina el original o una copia, o si recibe una copia en cualquier forma disponible o en el formato que elija, a menos que la preferencia expresada sea irrazonable.
  2. Si una limitación se aplica a parte de la información de un documento oficial, la autoridad pública debe, sin embargo, conceder el acceso al resto de la información que contiene [el documento oficial]. Cualquier omisión debe ser indicada claramente. Sin embargo, si la versión parcial del documento es engañosa o carece de sentido, o si supone una carga manifiestamente irrazonable que la autoridad entregue el resto del documento, tal acceso puede ser rechazado.
  3. La autoridad pública puede dar a acceso a un documento oficial remitiendo al solicitante a fuentes alternativas fácilmente accesibles.

Artículo 7 - Coste por acceder a los documentos públicos

  1. La inspección de documentos públicos en las oficinas de la autoridad pública debe ser gratuita. Esto no impide que los Estados cobren por los servicios proporcionados por los archivos y los museos.
  2. Se podrá cobrar unos honorarios al solicitante por una copia del documento oficial, siempre que sean razonables y no excedan los costes reales de la reproducción y de la entrega del documento. Las tarifas deberán estar publicadas.

Artículo 8 - Procedimiento de reclamación

  1. Un solicitante que pida un documento oficial y cuyo acceso le ha sido denegado expresamente o implícitamente, parcialmente o por completo, tendrá acceso a un procedimiento de reclamación antes de la apelación ante un tribunal u otra institución independiente e imparcial establecida por la ley.
  2. Un solicitante tendrá siempre acceso a un procedimiento de apelación rápido y barato, que implique la reconsideración por una autoridad pública o la revisión de acuerdo con el párrafo 1.

Artículo 9 - Medidas complementarias Las Partes informarán al público sobre su derecho de acceso a los documentos públicos y cómo puede ser ejercido ese derecho. También tomarán las medidas apropiadas para:

a) formar a las autoridades públicas en sus deberes y obligaciones con respecto a la puesta en práctica de este derecho;
b) proporcionar información sobre las materias o las actividades de las cuales son responsables;
c) gestionar sus documentos eficientemente de modo que sean fácilmente accesibles; y
d) seguir los procedimientos claros y preestablecidos para la preservación y destrucción de sus documentos.

Artículo 10 - Los documentos hechos públicos a iniciativa de las autoridades públicas Por su propia iniciativa y cuando sea conveniente, las autoridades públicas tomarán las medidas necesarias para poner a disposición de todos los documentos públicos en su poder para promover la transparencia y la eficacia de la administración y para fomentar la participación informada del público en materias del interés general.

Sección II

Artículo 11 - Grupo de Especialistas en el Acceso a los Documentos Públicos

  1. Un Grupo de Especialistas en el Acceso a los Documentos Públicos se reunirá por lo menos una vez al año con objeto de supervisar la puesta en práctica de este Convenio por las Parte, en particular:
a) informará sobre la adecuación de las medidas legales y la práctica de las Partes para dar cumplimiento a las disposiciones que se establecen en este Convenio;
b) i) expresar opiniones sobre cualquier pregunta referente al uso de este Convenio;
ii) hacer propuestas que faciliten o mejoren el uso y la puesta en práctica efectiva de este Convenio, incluyendo la identificación de cualquier problema;
iii) intercambiar información e informes sobre los progresos significativos legales, políticos y tecnológicos.
iv) hacer propuestas al Consejo de Consulta de las Partes para reformar este Convenio;
v) dar su opinión sobre cualquier propuesta para la reforma de este Convenio hecha de acuerdo con el artículo 19.
  1. El Grupo de Especialistas puede solicitar información y opiniones a la sociedad civil.
  2. El Grupo de Especialistas estará formado por un mínimo de 10 miembros y un máximo de 15 miembros. Los miembros serán elegidos por el Consejo de Consulta de las Partes del Convenio por un período de cuatro años, reelegibles una vez, de una lista de expertos en la que cada Estado propone a dos expertos. Serán elegidos entre personas de alta integridad y de reconocida competencia en el campo del acceso a los documentos públicos. Un máximo de un miembro puede ser elegido de la lista propuesta por cada Parte del Convenio.
  3. Los miembros del Grupo de Especialistas actuarán según su capacidad individual, serán independientes e imparciales en el ejercicio de sus funciones y no recibirán ningunas instrucciones de los gobiernos.
  4. El procedimiento de la elección de los miembros del Grupo de Especialistas será determinado por el Comité de Ministros, después de consultar y obtener el consentimiento unánime de las partes del Convenio en el período de un año desde que entre en vigor este Convenio. El Grupo de Especialistas adoptará sus propias reglas de actuación.

Artículo 12 - Conferencia de las Partes

  1. La Conferencia de las Partes estará formada por un representante de cada Estado.
  2. El Consejo de Consulta actuará con objeto de:
a) considerar los informes, opiniones y propuestas del Grupo de Especialistas
b) hacer propuestas y recomendaciones a las Partes;
c) hacer propuestas de enmienda a este Convenio de acuerdo con el artículo 19;
d) formular su opinión sobre cualquier propuesta para la enmienda de este Convenio hecha de acuerdo con el artículo 19.
  1. La Conferencia de las Partes será convocada por el Secretario General del Consejo de Europa en el plazo de un año después de la entrada en vigor de este Convenio para elegir a los miembros del Grupo de Especialistas. Se reunirá al menos una vez cada 4 años y, en todo caso, cuando la mayoría de las Partes, del Comité de Ministros o del Secretario General del Consejo de Europa solicite su convocación. La Conferencia de las Partes adoptará sus propias reglas de actuación.
  2. Después de cada reunión, la Conferencia de las Partes remitirá al Comité de Ministros un informe de su actividad.

Artículo 13 - Secretaría La Conferencia de las Partes y el Grupo de Especialistas será asistido por la Secretaría del Consejo de Europa para realizar sus funciones conforme a esta sección.

Artículo 14 – Presentación de informes

  1. Dentro del año siguiente a la entrada en vigor de este Convenio en cada Parte Contratante, este último transmitirá al Grupo de Especialistas un informe que contenga información completa sobre las medidas legislativas y de otro tipo llevadas a cabo para dar cumplimiento a las previsiones de este Convenio.
  2. Después de eso, cada Parte transmitirá al Grupo de Especialistas antes de cada reunión de la Conferencia una actualización de la información mencionada en el párrafo 1.
  3. Cada Parte también transmitirá al Grupo de Especialistas cualquier información que este les solicite para que puedan realizar satisfactoriamente sus tareas.

Artículo 15 - Publicación Los informes enviados por las Partes al Grupo de Especialistas, los informes, las propuestas y las opiniones del Grupo de Especialistas y los informes de actividad del Consejo de Consulta serán publicados.

Sección III

Artículo 16 - Firma y vigencia del Convenio

  1. Este Convenio estará abierto a la firma de los Estados miembros del Consejo de Europa.
  2. Este Convenio está sujeto a ratificación, a la aceptación o a la aprobación. Los instrumentos de ratificación, aceptación o aprobación deben ser depositados en la Secretaría General del Consejo de Europa.
  3. Este Convenio entrará en vigor el primer día del mes siguiente a la conclusión de un período de tres meses después de la fecha en la cual 10 Estados miembros del Consejo de Europa hayan expresado su consentimiento de asumir el deber de cumplimiento del Convenio de acuerdo con las previsiones del párrafo 2.
  4. Respecto a cualquier Estado Signatario que exprese posteriormente su consentimiento de asumir el deber de cumplimiento del mismo, el Convenio entrará en vigor el primer día del mes que sigue a la expiración de un período de tres meses después de la fecha de la expresión de su consentimiento que obligará por el Convenio de acuerdo con las previsiones del párrafo 2.

Artículo 17Adhesión al Convenio

  1. Después de la entrada en vigor de este Convenio, el Comité de los Ministros del Consejo de Europa puede, después de consultar a las Partes de este Convenio y de obtener su consentimiento unánime, invitar a cualquier Estado que no sea miembro del Consejo de Europa o a cualquier organización internacional a adherirse a este Convenio. La decisión será tomada por la mayoría prevista por el artículo 20.d del Estatuto del Consejo de Europa y por el voto unánime de los representantes de las Partes con derecho a sentarse en el Comité de Ministros.
  2. Respecto de cualquier Estado u organización internacional que se adhiera al Convenio bajo párrafo 1 de este artículo, el Convenio entrará en vigor el primer día del mes que sigue a la expiración de un período de tres meses después de la fecha del depósito del instrumento de la adhesión ante Secretario General del Consejo de Europa.

Artículo 18 - Aplicación territorial

  1. Cualquier Estado puede a la hora de firmar o al depositar su instrumento de ratificación, aceptación, aprobación o adhesión, especificar el territorio o los territorios a los cuales este Convenio se aplicará.
  2. Cualquier Estado puede, en cualquier fecha posterior, por medio de una declaración enviada al Secretario General del Consejo de Europa, extender la aplicación de este Convenio a cualquier otro territorio especificado en la declaración de quien es responsable de sus relaciones internacionales. Por lo que se refiere a tal territorio, el Convenio entrará en vigor el primer día del mes que sigue a la expiración de un período de tres meses después de la fecha de recepción por el Secretario General de dicha declaración.
  3. Cualquier declaración hecha en base a los dos párrafos precedentes puede, en lo que se refiere a cualquier territorio especificado en tal declaración, ser retirada por una notificación enviada al Secretario General. La retirada será eficaz el primer día del mes que sigue la expiración de un período de tres meses después de la fecha de la recepción por el Secretario General de dicha declaración.

Artículo 19 - Enmiendas al Convenio

  1. Las enmiendas a este Convenio se pueden proponer por cualquier Parte, el Comité de los Ministros del Consejo de Europa, el Grupo de Especialistas o la Conferencia de las Partes.
  2. Cualquier propuesta de enmienda será comunicada por el Secretario General del Consejo de Europa a las Partes.
  3. Cualquier enmienda será comunicada al Consejo de Consulta de las Partes que, después de haber consultado al Grupo de Especialistas, enviará al Comité de Ministros su opinión sobre la enmienda propuesta.
  4. El Comité de Ministros considerará la enmienda propuesta y cualquier opinión presentada por el Consejo de Consulta de las Partes y decidirá sobre la probación de la enmienda.
  5. El texto de cualquier enmienda aprobada por el Comité de Ministros de acuerdo con el párrafo 4 será remitido a las Partes para su aceptación.
  6. Cualquier enmienda aprobada de acuerdo con el párrafo 4 entrará en vigor el primer día del mes siguiente a la conclusión de un período de tres meses después de la fecha en la cual todos las Partes han informado al Secretario General que han aceptado.

Artículo 20 - Declaraciones Cualquier Parte puede, a la hora de la firma o al depositar de su instrumento de la ratificación, aceptación, aprobación o adhesión, hacer una o más declaraciones de las previstas en los artículos 1.2, 3.1 y 18. Notificará cualquier cambio a esta información al secretario general del Consejo de Europa.

Artículo 21 - Denuncia

  1. Cualquier Parte puede denunciar en cualquier momento este Convenio por medio de una notificación dirigida al secretario general del Consejo de Europa.
  2. Tal denuncia comenzará a ser efectiva el primer día del mes que sigue a la expiración de un período de seis meses desde la fecha del recibo de la notificación por el Secretario General.

Artículo 22 - Notificación El Secretario General del Consejo de Europa notificará a los Estados miembros del Consejo de Europa y a cualquier organización internacional que se ha adherido o que ha sido invitado a adherirse a este Convenio de:

a) cualquier firma;
b) el depósito de cualquier instrumento de ratificación, aceptación, aprobación o de adhesión;
c) cualquier fecha de entrada en vigor de este Convenio de acuerdo con los artículos 16 y 17;
d) cualquier declaración hecho de acuerdo a los artículos 1.2, 3.1 y 18;
e) cualquier otro acto, notificación o comunicación referente a este Convenio.

Como prueba de los signatarios, que además deben ser autorizados, han firmado a este Convenio.

Hecho en Tromsø, el 18 de junio de 2009, en inglés y francés, ambos textos que son igualmente auténticos, en una sola copia que será depositada en los archivos del Consejo de Europa. El Secretario General del Consejo de Europa emitirá copias certificadas a cada Estado miembro del Consejo de Europa y a cualquier Estado y organización internacional invitados a adherirse a este Convenio.

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Referencias

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